ЗАТВЕРДЖЕНО

 

 

Наказом  ректора ДВНЗ «Тернопільський державний

медичний університет ім.І.Я. Горбачовського МОЗ України» 

 

від «___» ______________________20___ року № _____

 

 

 

                                               Ректор  член-кор. НАМН України,

                                          проф. Л.Я.Ковальчук                                              __________

 

 

 

 

 

 

Положення

про обробку і захист персональних даних у

             базах персональних даних, володільцем яких є ДВНЗ

                        «Тернопільський державний медичний університет

ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України »

 

 

1. Загальні поняття та сфера застосування

 1.1. Визначення термінів:

 база персональних даних - іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

 

 відповідальна особа – визначена особа, яка організовує роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;

 

 володілець бази персональних даних - фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;

 

 Державний реєстр баз персональних даних - єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;

 

загальнодоступні джерела персональних даних – довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишають свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);

 

згода суб'єкта персональних даних - документоване письмове, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;

 

знеособлення персональних даних - вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;

 

обробка персональних даних - будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов'язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;

 

 персональні дані - відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;

 

розпорядник бази персональних даних - фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

 

 суб'єкт персональних даних - фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;

 

 третя особа - будь-яка особа, за винятком суб'єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;

 

особливі категорії даних – персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров'я чи статевого життя.

 

 1.2. Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я. Горбачовського МОЗ України», які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.

 

2. Перелік баз персональних даних, володільцем яких є назва підприємства

 2.1. ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я. Горбачовського МОЗ України» є володільцем баз персональних даних, які затверджені Наказом про проведення процесів та процедур обробки персональних даних в медуніверситеті.

 

3. Мета обробки персональних даних

3.1. Метою обробки персональних даних у системі обліку ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я. Горбачовського МОЗ України» є:

- ведення кадрового діловодства, підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, адміністративної та іншої інформації з питань персоналу, а також внутрішніх документів університету з питань реалізації визначених законодавством і трудовим договором прав та обов’язків сфер і трудових відносин та соціального захисту;

- виготовлення, обліку та видачі студентських квитків, документів про освіту та вчені звання державного зразка та забезпечення роботи ІВС «ОСВІТА» в межах необхідних для досягнення вказаної мети;

- забезпечення реалізації адміністративно – правових, договірних, податкових відносин та відносин у сфері бухгалтерського обліку відповідно до  чинного законодавства України.

 

3.2. Наведена інформація про суб’єктів персональних даних може надаватись третім особам, безпосередньо задіяним в замовленні, виготовленні, обліку та видачі студентських квитків, документів про освіту та вчені звання державного зразка і в забезпеченні роботи ІВС «ОСВІТА» та в інших випадках прямо передбачених законодавства.

 

4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних

 4.1. Згода суб'єкта персональних даних має бути документованим, зокрема письмовим, добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.

 

 4.2. Згода суб’єкта персональних даних має бути надана шляхом підписання суб’єктом персональних даних затвердженого наказом ректора ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України»   тексту згоди у формі письмового повідомлення.

 

 4.3. Згода у формі письмового повідомлення складається у двох примірниках, один з яких після підписання суб’єктом персональних даних залишається у нього, а інший зберігається ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України» на протязі всього часу обробки персональних даних вказаного суб’єкта персональних даних.

 

 4.4. Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення трудових відносин відповідно до законодавства про працю.

 

 4.5. Письмове повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані здійснюється під час оформлення трудових відносин відповідно до законодавства про працю.

 

4.6. Обробка особливих категорій персональних даних  забороняється.

 

 

5. Місце знаходження баз персональних даних ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ УКраїни»  

 5.1. Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою: 46001, Майдан Волі,1, м.Тернопіль.

 

6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам

6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої володільцю бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

 

 6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.

 

6.3. Суб'єкт відносин, пов'язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі - запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.

 

 6.4. У запиті зазначаються:

 - прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи - заявника);

- найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи - заявника);

 - прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;

 - відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;

- перелік персональних даних, що запитуються;

- мета запиту.

 

6.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

 

6.6. Усі працівники ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України», яким було довірено або котрим стали відомі у зв’язку із виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків персональні дані суб’єктів персональних даних зобов'язані дотримуватися вимог конфіденційності та недопущення їх розголошення у будь-який спосіб як під час трудових правовідносин з університетом, так і після їх припинення.

 

6.7. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.

 

6.8. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.

 

6.9. У повідомленні про відстрочення зазначаються:

 - прізвище, ім'я та по батькові посадової особи;

 

- дата відправлення повідомлення;

- причина відстрочення;

- строк, протягом якого буде задоволене запит.

 

6.10. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено відповідно до закону.

 

6.11. У повідомленні про відмову зазначаються:

- прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;

- дата відправлення повідомлення;

- причина відмови.

 

6.12. Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржено до уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або до суду.

 

7. Захист персональних даних.

7.1. ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України»     обладнано системними і програмно-технічними засобами та засобами зв'язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.

 

7.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону.

Відповідальна особа визначається наказом  ректора ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України».

Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці зазначаються у посадовій інструкції.

 

7.3. Відповідальна особа зобов’язана:

-  знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;

- розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов'язків;

- забезпечити виконання співробітниками  університету вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність  ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України»  щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних;

- розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського України»  щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;

- повідомляти керівництво університету про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність назва підприємства щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;

- забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення вказаного суб’єкта про його права.

 

7.4. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

- отримувати від працівників ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України» необхідні документи, у тому числі накази й інші розпорядчі документи, видані ректором  університету, пов’язані із обробкою персональних даних;

- робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп'ютерних системах;

- доступу до всіх приміщень, документів ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України»;

- брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці;

- вносити на розгляд ректору університету пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження щодо діяльності ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України» та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;

- здійснювати взаємодію з іншими працівниками  університету при виконанні своїх обов’язків з організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці;

- одержувати від працівників ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України»  незалежно від займаних ними посад пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;

- підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

 

7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України» щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних.

 

7.6. Працівники, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов'язків. Таке зобов'язання чинне після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

 

7.7.Особи, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно чинного законодавства України.

 

7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети в межах якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних та/або про працю.

 

7.9. Строк зберігання персональних даних, що містяться у системі обліку, документах, що подаються до ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України», засвідчених в установленому законодавством порядку, складає  сімдесят п’ять років.

 

7.10. Строк зберігання персональних даних, що містяться у документації з персоналу ДВНЗ «Тернопільський державний медичний університет ім.І.Я.Горбачевського МОЗ України»     визначається відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 року № 41.

 

8. Права суб’єкта персональних даних

8.1. Суб'єкт персональних даних має право:

- знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та / або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;

- отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;

- на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;

- отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;

- пред'являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень, передбачених законом;

- пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;

- на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;

- звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;

- застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.

 

9. Порядок роботи із запитами суб’єкта персональних даних

9.1. Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта правовідносин, пов'язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

 

9.2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

 

9.3. Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі - запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.

У запиті зазначаються:

- прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;

 

- інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;

- відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;

- перелік персональних даних, що запитуються.

 

9.4. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

 

10. Державна реєстрація бази персональних даних

10.1. Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних» відповідальною особою за бази персональних даних, яка призначається наказом ректора університету.

 

 

Ректор                                                                                   член-кор. НАМН України,

                                                                                          проф. Л.Я.Ковальчук

 

Погоджено:

 

Начальник юридичного відділу                                          І.П.Бочан

Інспектор                                                                               Л.М.Анцібор